Gracias al proyecto desplegado por Bechtle, los usuarios de los servicios de copia en la UCAM pueden conseguir ahora más rápidamente los documentos, que solicitan online desde una interfaz muy intuitiva. Además, para resolver cualquier incidencia, el servicio de mensajería de la aplicación pone en contacto a los estudiantes, profesores y resto de personal con los operadores sin apenas esperas. Desde la implantación de la herramienta el curso pasado, la UCAM ha mejorado la calidad de sus servicios, según los propios usuarios –que pueden tener una vista preliminar de los trabajos, costes detallados e incluso contacto directo con el operador-, ha reducido sus costes y ha aumentado el número de pedidos, con un incremento de la facturación de un 42 % y de los clientes en un 36 %.
“Necesitábamos mejorar tanto en la experiencia de los usuarios, simplificando el proceso y ampliando opciones y funcionalidades en la tienda online de impresión, como en la productividad de nuestros operadores, ahorrando tiempo en sus procesos”, admite Fernando Cotelo, Jefe de Sección en el Servicio de Reprografía y Librería de la Universidad Católica San Antonio de Murcia. “Por eso, pensamos en un cambio de plataforma que nos permitiera cumplir los objetivos propuestos sin grandes variaciones en nuestros costes ni cambios significativos en nuestros procesos. Después de una comparativa entre varios productos, vimos que Ready2Copy cumplía con dichos objetivos. Echando ahora la vista atrás, valoramos especialmente, además, el apoyo para la puesta en marcha de la plataforma, adaptándose a nuestras necesidades específicas y buscando siempre la excelencia, algo fundamental para nuestro propósito de cumplir con las expectativas de nuestros usuarios de forma permanente”.
“Cuando desde la UCAM nos trasladaron las dificultades que tenían y los aspectos que querían mejorar en su servicio de reprografía, pensamos sin duda en Ready2Copy, no sólo porque sabíamos que cumpliría y daría respuesta a todas sus necesidades, si no también porque gracias al equipo técnico y de desarrollo que hay detrás, hemos podido configurar una solución prácticamente a medida, atendiendo a las necesidades y peticiones que nos trasladaba la universidad”, afirma Sonia Terrón, especialista en soluciones de impresión de Bechtle.
Ready2Copy es un portal web profesional totalmente optimizado para poder vender servicios de reprografía a través de internet: desde el alta del usuario hasta el pago a través de una pasarela virtual, pasando por la gestión del pedido. El portal es totalmente personalizable para incorporar la identidad de cada marca y, al ser un servicio llave en mano, permite operar y vender desde el primer día sin tener que preocuparse por ningún recurso adicional, como puedan ser servidores, dominios, certificados de seguridad o pasarela de pago, entre otros. En este caso concreto, la plataforma se ha integrado en los procesos de la UCAM, resolviendo puntos débiles -como la atención a los usuarios o la calidad de los trabajos en momentos pico- y mejorando la productividad de los operadores. Además, la herramienta está abierta a mejoras continuas para mantener las altas cotas de competitividad, priorizando siempre la experiencia de los usuarios y con la mayor agilidad posible a la hora de realizar cualquier cambios en la plataforma.
Cómo funciona Ready2Copy
Desde la página web de Ready2Copy, el usuario se puede dar de alta, gestionar su pedido y pagarlo de forma segura a través de RedSys antes de ir a recogerlo a su tienda más cercana. La reprografía, por su parte, solo tiene que preocuparse de imprimir los proyectos que le lleguen. Ready2Copy se encarga de generar la lista de pedidos, albaranes y facturas. Además, facilita el seguimiento de los envíos y promueve la valoración de los clientes. La herramienta se integra muy fácilmente en la web de la tienda y realiza informes automatizados de facturación diaria y mensual. La plataforma permite la comunicación directa con el cliente y la creación de programas de afiliados para ofrecer descuentos o promociones en otros productos de la tienda.
Gracias a Ready2Copy, se pueden enviar documentos o proyectos para que se impriman a cualquier hora y en cualquier lugar, de manera que se envían los documentos en tiempo real, se abonan por parte del cliente final y la reprografía puede gestionar su impresión antes de que el cliente se encuentre en el punto de venta, todo ello sin riesgos de impago. En suma, una serie de ventajas, entre las que se incluyen también la incorporación de buenas prácticas en materia de propiedad intelectual, para lo que Ready2Copy ha alcanzado un acuerdo con CEDRO, la asociación que protege los derechos de autores y editores de libros, prensa y partituras. En el marco de este acuerdo, Ready2Copy integra el Sistema Automático de Reporte (SAR) de CEDRO, lo que facilita el día a día a las copisterías asociadas y, además, les ayudará a adaptar la actividad de copiado a la normativa vigente de propiedad intelectual mediante una licencia de derechos de autor. Esta autorización permitirá a las copisterías asociadas a Ready2Copy a reproducir y compartir materiales editoriales respetando los derechos de autor.
