En muchas organizaciones, el procesamiento de documentos es un problema heterogéneo donde entran a formar parte muchos elementos, entre ellos, diferentes programas de composición de documentos, lo cual hace más difícil la creación de documentos estandarizados y cualquier cambio tiene que hacerse de forma individualizada. Para otras, en cambio, es el envío el problema pues está descentralizado. Los departamentos suelen enviar su propia correspondencia, algo típico en compañías de rápido crecimiento, o debido a fusiones y adquisiciones. Sin embargo, si los documentos pudieran prepararse y enviarse por parte de la empresa centralizadamente, los costes bajarían considerablemente, entre otras cosas debido a un mejor coste en el franqueo, por gran volumen.
Además, muchas compañías en sus aplicaciones corporativas programan el envío y distribución de sus documentos y mientras sólo haya un canal de salida, el método puede ser eficaz y de costes reducidos. Pero cuando el número de canales de salida aumenta, también lo hace la complejidad de la producción de documentos. El enfoque ideal sería descentralizar totalmente la gestión de la producción separando estrictamente la creación de documentos del envío de los mismos. El desarrollo de las aplicaciones corporativas se concentraría en los requisitos de negocio para la creación de documentos, mientras que el envío junto con la conversión, modificación y distribución de los mismos, caería en los servicios centrales.
El hecho es que el documento centralizado ofrece beneficios reales. Sin duda, la ventaja más importante es que la programación de los canales de salida se realiza sólo una vez, y no para cada aplicación como en el método descentralizado. Además, es posible cambiar a otro canal de salida sobre la marcha, si un cliente lo requiere. Lo que hoy es un estándar para los documentos de transaccionales, tales como facturas, estados de cuenta, etc. se podría aplicar a otros documentos más elaborados como lo son contratos, pólizas, y similares. Con la homologación desde el punto de vista jurídico de las entregas de los documentos tanto electrónica como en papel, vemos una corriente creciente del mercado a implantar plataformas centralizadas de distribución de la correspondencia.
Desde el origen de la composición de documentos a su entrega
Con el sistema de output management como eje central, podemos añadir nuevos canales de comunicación en cualquier momento. Incluso podemos usar redes sociales. La capacidad de varios canales y el poder cambiar sobre la marcha el canal de salida son las mayores ventajas de un servicio centralizado. En cuanto a la composición de los documentos, esto supone un alejamiento del formato tradicional de impresión A4 y un acercamiento a la composición que contemple los diferentes dispositivos de salida con independencia del tamaño de la pantalla. En el mundo de los negocios, cada vez más la presentación de documentos en PC tablet, iPad, smartphone, etc. tiene más demanda.
El problema actual con la mayoría de los sistemas y herramientas de composición de documentos de hoy es que asumen el formato A4, que está diseñado para los canales tanto de de impresión como archivo, pero es muy poco adecuado para los nuevos medios digitales. En lugar de proporcionar páginas completas, sería mejor entregar los datos en formato XML, junto con su hoja de estilo XLS-FO para que la presentación fuera independiente del dispositivo a presentar. Esto viene con un cambio de paradigma: las aplicaciones para crear documentos deben de disponer de un sistema de Output Management. Hoy en día, debemos estar más cerca de la "fuente", de donde se originan los documentos para poder realizar una distribución adecuada a los requerimientos de los negocios.
Pero no todo de una sola vez
Cada vez más compañías reconocen la importancia de separar la creación de los documentos del envío. La centralización de las estructuras heterogéneas Output Management se debe hacer gradualmente, a partir de las aplicaciones existentes y de sus flujos de trabajo. Un factor importante en la modernización de los procesos es la elección de tecnologías que permitan añadir más fácilmente canales de salida y formatos de datos. El lenguaje HTML5, el procesador de textos para las plataformas móviles como los dispositivos iPhone, iPad y Android es ya una "obviedad", los contenidos de HTML5 pueden ser procesados fácilmente en cualquier canal de salida electrónico, y estar en una web o en un smartphone.
Para los que prefieren la impresión, todavía hay otra opción. Convertir archivos PDF a cualquier tamaño de página, pues HTML5 es actualmente el formato más inteligente para la creación y realización de documentos, sin importar el tamaño de página o el canal. Permite reformatear, por ejemplo, desde un A4 a un smartphone o convertir páginas formateadas verticalmente a horizontalmente, o viceversa. Puede también, extraerse datos individualmente del documento (como por ejemplo, la recuperación de los artículos de la factura, etc.). Y aún hay más. Con HTML5, incluso se pueden añadir elementos audiovisuales, Web, links y charts. Esto no solo crea una distribución multi dispositivo de los documentos, sino que también añade inteligencia a los mismos más allá de la visualización de texto.
